Schnittstellen und APIs, die zusammenpassen
RESTful- und GraphQL-APIs, Webhooks und die Anbindung von ERP, CRM oder Zahlungsdienstleistern – dokumentiert nach OpenAPI-Standard und langfristig wartbar.
Kurz erklärt
Eine Schnittstelle ist eine feste Verbindung zwischen zwei Programmen, über die Daten automatisch ausgetauscht werden. Der Fachbegriff dafür ist API.
Statt dass jemand Zahlen aus einem System abliest und in ein anderes eintippt, holt sich das eine Programm die Daten direkt beim anderen. Was übertragen wird, wann und in welcher Form, ist dabei fest vereinbart.
Für den Austausch haben sich verschiedene Formate etabliert. XML ist ein maschinenlesbares Textformat und im Mittelstand besonders verbreitet: DATEV-Exporte, Bestelldaten im Handel und elektronische Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD basieren darauf. JSON ist das modernere Gegenstück und Standard bei Web-Anwendungen. Daneben gibt es weiterhin schlichte CSV-Dateien sowie EDI im Handel und in der Logistik.
Warum das für euch zählt
Doppelte Datenpflege ist einer der teuersten Zeitfresser im Mittelstand – und einer der unauffälligsten, weil er sich auf viele kleine Handgriffe verteilt.
Der zweite Punkt ist Verlässlichkeit. Wenn Bestände, Preise oder Adressen an mehreren Stellen gepflegt werden, laufen sie auseinander. Irgendwann weiß niemand mehr, welches System recht hat, und Entscheidungen werden auf Basis falscher Zahlen getroffen.
Und drittens gibt es zunehmend Pflichten: Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können; für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Wer keine passende Schnittstelle hat, muss häufig von Hand nacharbeiten.
Die verbindliche rechtliche Einordnung – etwa ob eure Belege die Formvorgaben vollständig erfüllen – gehört dabei in die Hände eurer Steuerberatung; wir sorgen für die technische Umsetzung dahinter.
Unsere Leistungen
Das leisten wir:
- Anbindung von Drittsystemen: Warenwirtschaft, ERP, CRM, Buchhaltung, Zahlungsdienstleister, Versanddienstleister
- Verarbeitung und Erzeugung von XML-Daten – unter anderem für DATEV, Bestell- und Lieferdaten sowie elektronische Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD
- Weitere XML-Formate aus Handel und Handwerk: openTRANS und BMEcat für Produktkataloge, Datanorm/ELDANORM als verbreitete Branchenformate, UBL sowie SEPA-XML im Zahlungsverkehr
- Weitere gängige Formate: JSON, CSV, EDI/EDIFACT sowie ältere Schnittstellen wie SOAP
- Entwicklung eigener Schnittstellen (REST oder GraphQL), wenn ihr Daten für Partner oder Kunden bereitstellen wollt
- Ereignisgesteuerte Verbindungen über Webhooks, damit Systeme sich von selbst melden statt regelmäßig nachzufragen
- Dokumentation nach OpenAPI-Standard, damit andere Teams die Schnittstelle nutzen können
- Fehlerbehandlung, automatische Wiederholung und Protokollierung als fester Bestandteil
- Analyse und Dokumentation undokumentierter Altschnittstellen
Typischer Ablauf: Bestandsaufnahme der Systeme → Festlegung der führenden Datenquelle → Umsetzung → Test mit echten Daten → Übergabe.
Abrechnung nach Aufwand (Stunden- oder Tagessatz).
Beispiele
- 1Ein Handelsbetrieb lässt Bestellungen aus dem Onlineshop automatisch in die Warenwirtschaft übertragen – Bestände und Lieferzeiten stimmen dadurch ohne tägliche Handarbeit.
- 2Ein Dienstleister überträgt seine Rechnungsdaten per Schnittstelle an die Buchhaltung, statt Belege zu sammeln und beim Steuerberater abzugeben.
- 3Ein Zulieferer richtet die Verarbeitung eingehender XML-Bestellungen eines Großkunden ein, die vorher manuell abgetippt wurden.
- 4Eine Kommune verbindet ihr Bürgerportal mit dem Fachverfahren im Hintergrund, sodass ein gestellter Antrag automatisch im zuständigen Amt landet.
- 5Ein medizinisches Versorgungszentrum verbindet die Praxisverwaltungssoftware mit der Abrechnungsstelle, sodass Leistungen nicht doppelt erfasst werden.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich einen guten Anbieter für Systemschnittstellen?
Ein guter Anbieter fragt zuerst, welches System bei euch die führende Datenquelle sein soll, bevor er programmiert – wird das übersprungen, entstehen später Konflikte. Erfahrung mit euren konkreten Formaten, etwa DATEV, XRechnung oder eurem ERP-System, ist ein weiteres gutes Zeichen.
Was ist eine Schnittstelle bei Software einfach erklärt?
Eine feste Verbindung, über die zwei Programme Daten austauschen, ohne dass jemand etwas kopiert. Vereinbart ist dabei genau, welche Daten übergeben werden, in welchem Format und wer darauf zugreifen darf.
Könnt ihr auch mit XML-Schnittstellen arbeiten?
Ja. XML ist im Mittelstand eines der häufigsten Formate – etwa bei DATEV-Exporten, Bestelldaten im Handel oder elektronischen Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD. Wir verarbeiten es genauso wie modernere Formate.
Unser altes System hat keine Dokumentation. Geht das trotzdem?
Meistens ja, und es ist eher die Regel als die Ausnahme. Wir analysieren, wie sich das System verhält, halten das schriftlich fest und kapseln es so, dass die neue Lösung nicht unter den Altlasten leidet.
Was kostet eine Schnittstelle?
Das hängt davon ab, wie gut die beteiligten Systeme vorbereitet sind. Wenn beide Seiten eine dokumentierte Schnittstelle mitbringen, ist der Aufwand überschaubar. Bei Altsystemen ohne Dokumentation liegt der größere Teil in der Analyse.
Was passiert, wenn eine Übertragung fehlschlägt?
Das gehört zum Standardumfang: Fehlgeschlagene Übertragungen werden protokolliert, automatisch wiederholt und gemeldet. So fällt ein Problem auf, bevor jemand mit unvollständigen Daten weiterarbeitet.
Müssen wir wegen der E-Rechnungspflicht etwas tun?
Ja, ihr solltet prüfen, ob eure Systeme strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können; für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Die rechtliche Einordnung klärt ihr am besten mit eurer Steuerberatung.