CRM-Systeme, die im Vertriebsalltag wirklich genutzt werden

CRM einführen, anpassen und integrieren – HubSpot, Salesforce oder individuelle Lösung, verzahnt mit euren Marketing- und Vertriebsprozessen.

Kurz erklärt

Ein CRM-System ist eine gemeinsame Ablage für alles, was mit Kunden zu tun hat: Kontakte, Angebote, laufende Verkaufschancen, Gesprächsnotizen und Wiedervorlagen. CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement.

Der Kern ist einfach: Statt dass Informationen in persönlichen Postfächern, Notizbüchern und Excel-Listen liegen, sehen alle Berechtigten denselben Stand. Wer den Kunden zuletzt gesprochen hat, was vereinbart wurde und wann nachgefasst werden sollte, ist nachvollziehbar.

Bekannte Systeme sind HubSpot, Salesforce und Zoho CRM. Für einfache Anforderungen reichen oft schlankere Lösungen – und in seltenen Fällen ist eine eigene Anwendung sinnvoller.

Warum das für euch zählt

Für kleine und mittlere Unternehmen ist das größte Risiko nicht die fehlende Auswertung, sondern das verlorene Wissen. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht ohne CRM ein Teil der Kundenbeziehung mit.

Der zweite Punkt ist das Nachfassen. Die meisten Angebote werden nicht verloren, weil der Preis zu hoch war, sondern weil niemand nachgehakt hat. Ein CRM erinnert daran, ohne dass jemand daran denken muss.

Ein CRM scheitert übrigens fast nie an der Software. Es scheitert daran, dass die Pflege zu aufwendig ist. Deshalb bauen wir es so schlank wie möglich – ein System mit 40 Pflichtfeldern wird nicht befüllt, und ein leeres CRM ist wertlos.

Unsere Leistungen

Das leisten wir:

  • Auswahl und Einführung eines passenden CRM-Systems, etwa HubSpot, Salesforce oder Zoho CRM
  • Anpassung von Pipelines, Feldern, Rollen und Automatisierungen an eure Vertriebslogik
  • Integration mit Website, E-Mail, Kalender, ERP und Buchhaltung
  • Datenmigration aus Altsystemen, Excel-Listen oder verstreuten Kontaktbeständen
  • Individuelle CRM-Lösungen, wenn Standardprodukte an eurem Geschäftsmodell vorbeigehen
  • Auswertungen und Dashboards, damit aus gepflegten Daten auch Entscheidungen werden

Wichtig ist uns, dass die Pflege im Alltag realistisch bleibt. Ein CRM mit 40 Pflichtfeldern wird nicht befüllt – und ein leeres CRM ist wertlos.

Abrechnung nach Aufwand (Stunden- oder Tagessatz).

Beispiele

  • 1Ein Handwerksbetrieb sieht erstmals, wie viele Angebote offen sind und welche seit drei Wochen nicht nachgefasst wurden.
  • 2Anfragen über das Kontaktformular landen automatisch als Kontakt im CRM, inklusive Zuständigkeit und Wiedervorlage – nichts geht mehr im Sammelpostfach unter.
  • 3Bei Krankheit eines Vertriebsmitarbeiters kann ein Kollege übernehmen, weil der Gesprächsstand dokumentiert ist.
  • 4Ein Architekturbüro sieht im CRM erstmals, welche Bauanfragen seit Wochen unbeantwortet sind, statt sie in einzelnen E-Mail-Postfächern zu verlieren.
  • 5Ein Beratungsunternehmen ordnet eingehende Anfragen automatisch dem passenden Berater zu, statt sie manuell im Team zu verteilen.

Häufige Fragen

Welches CRM eignet sich für kleine Unternehmen?

Für kleinere Teams mit Fokus auf Vertrieb und Marketing ist HubSpot oft die schnellere und einfachere Wahl. Salesforce lohnt sich bei komplexen Vertriebsstrukturen mit vielen Sonderfällen. Entscheidend ist, wie ihr arbeitet – nicht, was am meisten kann.

Mit welchen CRM-Systemen arbeitet ihr?

Vor allem mit HubSpot und Salesforce. Für einfache Anforderungen empfehlen wir teils schlankere Lösungen, und wenn kein Standardprodukt passt, entwickeln wir eine individuelle CRM-Lösung.

Was kostet die Einführung eines CRM?

Neben unserem Aufwand für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung fallen laufende Lizenzkosten pro Nutzer an, die direkt beim Anbieter entstehen. Wir weisen beides vorab getrennt aus, damit ihr die Gesamtkosten kennt.

Was passiert mit unseren bestehenden Kundendaten?

Die übernehmen wir strukturiert: bereinigen, Dubletten zusammenführen, zuordnen und zunächst testweise einspielen. Erst wenn ihr das Ergebnis geprüft habt, wird umgestellt.

Wie bringen wir unser Team dazu, das CRM auch zu nutzen?

Indem die Pflege so wenig Aufwand wie möglich macht und einen erkennbaren Nutzen hat. Wenige Pflichtfelder, automatische Übernahme aus Formularen und E-Mails, und eine kurze praxisnahe Einweisung. Akzeptanz entscheidet über Erfolg oder Misserfolg.

Lässt sich das CRM mit unserer Buchhaltung verbinden?

In der Regel ja. Gewonnene Aufträge können ohne Doppelerfassung in die Rechnungsstellung übergehen. Welche Verbindung möglich ist, hängt von eurer Buchhaltungssoftware ab – das prüfen wir vorab.

Brauchen wir überhaupt ein CRM, wenn wir nur 30 Kunden haben?

Bei wenigen, sehr engen Kundenbeziehungen oft nicht. Sinnvoll wird es, sobald mehrere Personen mit denselben Kunden arbeiten oder regelmäßig Angebote nachgefasst werden müssen.