Business Process Automation
Freigabeprozesse, Rechnungswesen, Onboarding und andere wiederkehrende interne Abläufe automatisieren – analysiert, umgesetzt und dokumentiert.
Kurz erklärt
Business Process Automation bedeutet, einen kompletten Ablauf automatisch durchlaufen zu lassen – nicht nur einen einzelnen Handgriff.
Ein Beispiel: Eine Urlaubsanfrage wird gestellt, geht automatisch an die richtige Führungskraft, wird nach drei Tagen ohne Antwort erinnert, nach Freigabe in den Kalender und die Personalakte eingetragen und dem Antragsteller bestätigt. Kein Zettel, keine Nachfrage, keine vergessene Freigabe.
Typische Kandidaten in mittelständischen Betrieben sind Freigaben aller Art, die Belegverarbeitung, das Anlegen neuer Mitarbeitender oder Kunden, der Angebotsprozess und wiederkehrende Auswertungen.
Wichtig ist die Reihenfolge: Erst wird der Ablauf verstanden und meist vereinfacht, dann automatisiert.
Warum das für euch zählt
Ein unklarer Ablauf wird durch Automatisierung nicht besser, sondern nur schneller unklar. Deshalb steckt der eigentliche Wert oft schon in der Analyse: Bei fast jedem Prozess stellt sich heraus, dass zwei Schritte niemand mehr braucht und ein dritter nur existiert, weil ihn vor Jahren jemand eingeführt hat.
Für den Mittelstand ist ein zweiter Punkt entscheidend: Nachvollziehbarkeit. Wenn Freigaben per E-Mail laufen, weiß im Nachhinein niemand mehr, wer wann was genehmigt hat. Bei einem automatisierten Ablauf ist das lückenlos dokumentiert – hilfreich bei Prüfungen und im Streitfall.
Und drittens: Vertretungen werden einfacher, weil der Ablauf im System steht statt im Kopf.
Unsere Leistungen
Typische Einsatzfelder:
- Freigabeprozesse: Urlaubsanträge, Bestellfreigaben, Rechnungsfreigaben mit klaren Eskalationsstufen
- Rechnungswesen: Belegerfassung, Zuordnung, Weiterleitung an die Buchhaltung
- Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden inklusive Systemzugängen und Checklisten
- Angebots- und Auftragsprozesse: Datenübernahme, Dokumenterstellung, Nachfassen
- Reporting: wiederkehrende Auswertungen automatisch erstellen und verteilen
Wir starten immer mit einer Prozessanalyse. Häufig zeigt sich dabei, dass der Prozess selbst zuerst vereinfacht werden sollte – einen unklaren Ablauf zu automatisieren macht ihn nur schneller unklar.
Abrechnung nach Aufwand (Stunden- oder Tagessatz).
Beispiele
- 1Rechnungsfreigaben laufen digital mit klaren Zuständigkeiten und automatischer Erinnerung, statt im Postfach liegen zu bleiben.
- 2Beim Eintritt neuer Mitarbeitender werden Zugänge, Hardware-Anforderung und Einarbeitungsplan automatisch angestoßen.
- 3Wiederkehrende Wartungsaufträge werden automatisch erzeugt, terminiert und dem zuständigen Team zugewiesen.
- 4Ein Architekturbüro digitalisiert die interne Freigabe von Nachtragsangeboten, sodass jede Stufe protokolliert statt per Zuruf bestätigt wird.
- 5Ein Bauamt beschleunigt die Bearbeitung von Genehmigungsanträgen durch automatische Erinnerungen an ausstehende Unterlagen.
Häufige Fragen
Wie wähle ich zwischen einer einfachen Automatisierung und einer kompletten Prozessdigitalisierung?
Startet mit dem Ablauf, der am häufigsten vorkommt und am meisten Handarbeit bindet – meist eine einzelne Freigabe oder Belegerfassung. Erst wenn sich das bewährt hat, lohnt sich der Blick auf den gesamten Prozess von Anfang bis Ende.
Wie finden wir heraus, welche Prozesse sich lohnen?
Über eine kurze Analyse: Wie oft kommt der Ablauf vor, wie lange dauert er, wie fehleranfällig ist er und wie viele Systeme sind beteiligt? Daraus ergibt sich eine Rangfolge nach Nutzen und Umsetzbarkeit.
Was passiert bei Ausnahmen und Sonderfällen?
Die gehen bewusst an Menschen. Gute Automatisierung deckt die Regelfälle ab und leitet Abweichungen erkennbar weiter, statt sie falsch zu verarbeiten.
Können wir die Abläufe später selbst anpassen?
Ja. Wir dokumentieren die Automatisierungen und weisen euer Team auf Wunsch ein, sodass kleinere Änderungen intern möglich sind.
Wie lange dauert die Umsetzung eines Prozesses?
Ein klar abgegrenzter Ablauf ist häufig in wenigen Tagen bis zwei Wochen umgesetzt, inklusive Analyse und Test. Komplexere Prozesse mit vielen Beteiligten brauchen entsprechend länger.
Was ist mit Freigaben, die rechtlich dokumentiert sein müssen?
Die lassen sich gerade gut automatisieren, weil jeder Schritt protokolliert wird. Wer wann was freigegeben hat, ist damit besser nachweisbar als bei E-Mail-Freigaben.
Brauchen wir dafür eine IT-Abteilung?
Nein. Wir richten die Abläufe ein und übernehmen auf Wunsch die Betreuung. Ihr braucht nur eine Person, die den Prozess fachlich kennt und Entscheidungen treffen kann.